Gestión Cómo organizar el tiempo en la oficina

¿Reunión de trabajo? No, gracias

  • Un informe de la EOI revela los principales motivos por los que estos encuentros se consideran una pérdida de tiempo y aporta las claves para hacerlos más útiles

Las prisas, la falta de tiempo y, sobre todo, la sensación de que no sirven para nada son algunas de las razones que llevan a trabajadores y empresarios a huir de las reuniones de trabajo. Y es que no hay duda de su mala reputación, incluso hay quienes las ven como una herramienta laboral inútil.

Sin embargo, la mayoría de los expertos no cuestionan su eficacia per se como fórmula para la gestión y organización empresarial. El problema no es la reunión como tal, sino la manera de prepararla y abordarla. Conocer las claves para que las reuniones se conviertan en un instrumento eficiente, así como conocer los factores que las llevan al fracaso, ha sido el objetivo de un informe elaborado por la escuela de negocios EOI en la comunidad andaluza. Se trata del segundo trabajo de una serie de documentos sobre Estilos de Dirección en Andalucía, cuyo primer informe ponía de relieve los hábitos que menos valoran los empresarios de sus empleados.

Este nuevo estudio, coordinado por las profesoras de Habilidades Directivas Magdalena Requena y Pilar González, revela las principales razones que convierten una reunión en un auténtico fracaso.

Según Magdalena Requena, el informe, que recoge más de 50 opiniones de directivos y expertos en recursos humanos, tiene como objetivo descubrir y avanzar en el conocimiento de las reuniones de trabajo como herramienta útil y necesaria a la hora de gestinar tareas y equipos humanos dentro de la empresa.

Entre las conclusiones extraídas, la profesora Requena destaca, como causa principal de fracaso, la falta de preparación de la reunión por parte del directivo. Esa falta de preparación lleva a la improvisación y, por ende, a la falta de concreción de la conclusiones, compromisos y asignaciones de las diferentes tareas.

El segundo gran motivo tiene como fundamento la mala gestión del tiempo. "Se empieza tarde y se termina más tarde todavía" comenta Requena, quien añade que eso lleva a los participantes a no parar de mirar el reloj.

Por último, otro de los factores que propician que una reunión se convierta en un fracaso es la inexistencia de una dinámica de participación real. "Si queremos lograr el éxito, es fundamental que el directivo encargado de la reunión gestione bien los tiempos de los participantes y sepa incentivar a unos y frenar a otros", comenta Pilar González que añade: "Si de la reunión salen acuerdos, es absolutamente necesario materializarlos en compromisos y realizarles un seguimiento; sólo así se evitará que las propuestas queden en el aire" .

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