Factura electrónica obligatoria: ahorro de hasta un 80 % en costes administrativos

La facturación electrónica ya es una realidad, por lo que es importante tenerla incluida dentro del sistema informático de tu empresa para evitar inconvenientes legales. Algunas soluciones, como el que ofrece Cegid, cuentan con escalabilidad y múltiples herramientas de gestión y automatización.

Tras la vigencia de la nueva ley Crea y Crece, se transformó la manera en que las empresas gestionan sus documentos financieros. Esto brinda diversos beneficios que van desde la simplificación de procesos contables hasta la transparencia fiscal y el fortalecimiento de la seguridad informática.

La facturación electrónica en la gestión financiera

Durante el mes de marzo del 2025, el borrador del reglamento vigente definió qué es la factura electrónica obligatoria y quiénes son los destinatarios a implementarla en sus sistemas. Además, se exige que estos comprobantes incluyan la fecha del pago en efectivo para hacer un control de seguimiento a los morosos.

Dado lo complejo que puede resultar esta gestión, Cegid ofrece medidas y soluciones para respaldar a las microempresas y emprendimientos. De ese modo, insta al crecimiento y digitalización del comercio nacional, con miras a la internacionalización.

Esto se da con el software de facturación electrónica, que se encuentra homologado por la Agencia Tributaria, de forma tal a que su sistema se adapte a los requerimientos de la ley. Asimismo, el programa incorpora la firma digital, una herramienta importante para autenticar los documentos digitales y evitar cualquier modificación surgida después de su emisión.

Beneficios de la facturación electrónica para empresas y autónomos

Aunque la tramitación de facturas digitales sea un proceso nuevo para muchos empresarios y autónomos, lo cierto es que brinda varios beneficios que van tanto para empresas como para los consumidores, entre los que se encuentran:

• Un gran ahorro de tiempo en la emisión de la factura, lo que se traduce como una trazabilidad más eficiente y automática.
• Posibilidad de darle seguimiento a los pagos pendientes y fechas de vencimiento, lo que permite enviar notificaciones o recordatorios a los deudores.
• Mejora del movimiento del flujo de caja tras las transacciones realizadas en las fechas adecuadas.
• Reducción del uso del papel, lo que implica la posibilidad de reducir los desechos y generar menor impacto ambiental.
• Solución al problema de almacenamiento de documentos impresos, debido a las posibilidades que ofrecen los sistemas electrónicos.
• Minimización de errores humanos con respecto al ingreso de datos gracias a la importación automática de la base de datos al software de facturación.
• Simplificación de procesos administrativos y tareas complicadas, lo que ayuda a la empresa a ocuparse de otros asuntos.
• Facilidad de integración del software con otros sistemas, como el CRM o programa de gestión contable.

La facturación electrónica apunta en mejorar la gestión administrativa, reduciendo costes de operación e instando a aprovechar los recursos para cumplir objetivos corporativos. Además, posibilita a emprendedores y autónomos a formalizarse, consiguiendo integrar la digitalización de sus operaciones internas para impulsar el comercio español.

Consejos para implementar la facturación electrónica en la empresa

Teniendo en claro la importancia de implementar la facturación electrónica, es conveniente saber elegir un buen software que se ajuste con los requerimientos de la ley. Entre ellas, que emita facturas en formatos estandarizados y ofrezca sistemas de almacenamiento para facilitar su inspección.

Por otro lado, el personal de la empresa debe recibir preparación para saber usar el software elegido. Esto es crucial si ya se lleva usando un programa, dado que los cambios pueden generar rechazo por no entenderel uso de las herramientas.

Para eso, se debe realizar la integración de forma gradual, optar por la compatibilidad con otros sistemas para que el cambio no sea brusco y realizar demostraciones de pruebas. Esto ayudará a que los empleados se acostumbren poco a poco, a la par que se mejoran ciertos procesos internos de gestión financiera.

En el caso de los clientes, estos deben recibir la factura sin inconvenientes, así como procesarla en sus respectivos programas para hacer sus declaraciones de impuestos. También aplica para proveedores que tienen sus sistemas y requieren de una preparación previa para asimilar los cambios impuestos por la ley.

El impacto de la facturación electrónica en el sector comercial

Los trámites para habilitar y crear una nueva empresa ya no son un problema con el surgimiento de la ley Crea y Crece, que busca impulsar el emprendimiento español. Esto lleva a generar un impacto en el sector comercial, obteniendo así los siguientes resultados:

• Al simplificarse cada gestión, se brinda mecanismos de apoyo a los emprendedores y se lucha contra la morosidad propia de los impagos.
• Sistemas como la facturación electrónica, facilita el uso de herramientas sencillas a emprendedores con poco capital para simplificar sus trámites. En este aspecto, es el notario e intermediario quien debe dar a conocer dichos recursos y explicar a los interesados sobre las ventajas que les darán a sus empresas.
• La facturación electrónica se implementa de forma obligatoria para realizar los pagos entre profesionales autónomos y empresarios.
• Las medidas que toma la ley para mejorar el sistema financiero comercial es la de obtener información sistemática y fiable de los plazos para recibir pagos en efectivo. Esto es crucial saberlo si se quiere evitar o reducir la morosidad comercial, que ralentiza el crecimiento económico.
• Debido a que los datos se procesan en el software homologado, se instará a la transparencia en las gestiones administrativas, logrando una rápida intervención en caso de que el sistema detecte algún retraso en los pagos.
• Al digitalizarse las facturas, se previene el uso del papel, lo cual contribuye a mejorar tanto el medio ambiente como la imagen corporativa de la empresa. Esto también involucra una mayor responsabilidad en los costes materiales.
• Las plataformas como Cegid son perfectas soluciones que garantizan la interoperabilidad gratuita, sin importar que sean propias u ofrecidas por los servicios de facturación electrónica.

El futuro ya llegó y ninguna empresa debería quedarse atrás, por lo cual hay que apostar por la digitalización para lograr el crecimiento económico. El software de Cegid es perfecto para agilizar la emisión de facturas electrónicas y estar al día con la ley vigente.