Software para bares + reservas para restaurantes: herramientas imprescindibles

A la hostelería española ya no la sostiene solo la pasión por los fogones y el trato cordial. En la última década, un tercer pilar se ha sumado a la ecuación: la digitalización, la cual ha pasado de ser una tendencia en auge a convertirse en el lenguaje cotidiano de la supervivencia y el crecimiento de los negocios exitosos.

Y es que la complejidad de gestionar un establecimiento de hostelería en la actualidad exige mucha precisión, dado que los márgenes de ganancia son bastante estrechos, los costes de los suministros fluctúan constantemente y las expectativas de los clientes son más altas que nunca. En este contexto, la implementación de un software para bares y uno de reservas para restaurantes se presenta como la dupla estratégica que facilita a los propietarios recuperar el mando de su propio negocio, asegurando en el proceso el poder ofrecer a los clientes el mejor servicio posible.

El nuevo cerebro operativo: el software para bares

Hasta hace muy poco, el punto de venta era ese lugar donde simplemente se "picaba" la cuenta y se guardaba el efectivo. Pero gracias a los modernos softwares para bares, este concepto ha evolucionado hacia una solución integral de gestión en la nube que es, prácticamente, el sistema nervioso central de cualquier local.

Se trata de una herramienta que permite controlar el día a día de tu negocio de la manera más fácil, eliminando los cuellos de botella que suelen producirse en las horas punta. Su principal función es centralizar todas las operaciones: desde la toma de las comandas hasta la gestión de los inventarios por medio de dispositivos como tablets o teléfonos móviles. Esto último le otorga al equipo de sala una agilidad asombrosa, haciendo que las notas ya no se pierdan en el camino a la cocina ni que tengan que lidiar con una caligrafía ilegible. Así todo viaja de forma instantánea y digital, lo que reduce el número de errores humanos y acelera el servicio.

Pero la verdadera fortaleza de estos programas reside en el "back-office", puesto que los mismos permiten configurar y administrar las bases de tu negocio desde cualquier lugar. Con lo cual, puedes estar en casa o de viaje y saber, en tiempo real, cuánto se ha facturado, qué plato está funcionando mejor o si el stock de una referencia crítica está por debajo del mínimo de seguridad.

El anfitrión que nunca duerme: el software de reservas 

Pero si bien el software de gestión organiza el interior, el software de reservas para restaurantes es el encargado de gestionar la puerta de entrada y, por extensión, las expectativas del cliente antes de que este cruce el umbral. No hay que olvidar que, en la actualidad, los clientes ya no quieren esperar a que un local abra para poder llamar por teléfono; quieren la seguridad de una mesa confirmada con tres clics desde su dispositivo móvil.

¿Cómo funcionan estos sistemas?

Un sistema de reservas es una plataforma intuitiva que se integra en la página web y las redes sociales del bar o restaurante, cuyo funcionamiento es sencillo pero potente:

• Disponibilidad 24/7: el cliente ve en tiempo real qué horas y mesas están libres.
• Confirmación inmediata: se acabó la incertidumbre. El sistema envía un email o SMS de confirmación, lo que profesionaliza la imagen del local.
• Gestión de los tiempos: tú puedes definir el tiempo ideal de cada servicio. Así, si el sistema sabe que una cena para dos dura 90 minutos, podrá optimizar el "doblaje de mesas" sin que el cliente se sienta presionado.
• Reducción de No-Shows: mediante recordatorios automáticos, el software disminuye drásticamente las cancelaciones de última hora o los clientes que simplemente no aparecen.

Porque tenerlo todo bajo control en el área de reservas permite realizar una planificación de personal y compras mucho más ajustada, evitando el desperdicio de producto y asegurando que la cocina esté preparada para la carga de trabajo real.

La importancia de la integración

Sin embargo, no son pocos los locales que cometen el error de trabajar con diferentes herramientas aisladas: un software para cobrar y un cuaderno (o una app distinta) para las reservas. Esta desconexión es una fuente constante de problemas. La verdadera revolución ocurre cuando ambas herramientas trabajan en sintonía.

Cuando esto ocurre, el local se transforma en una máquina de precisión donde, al entrar una reserva online, el sistema puede asignarla automáticamente a una mesa física en el plano digital del restaurante. Y cuando el cliente llega, el camarero ya tiene la mesa "abierta" en su TPV, con toda la información relevante, como, por ejemplo, si se trata de un cliente habitual, si este tiene alergias o si celebra una ocasión especial.

La integración, además, permite acceder al estado de las reservas desde el propio plano de mesas del local. En una sola mirada, el jefe de sala puede saber quién está comiendo, quién ha pedido la cuenta y quién es el siguiente en llegar. Un control en tiempo real sobre cómo el local se va llenando que hace que todo marche como reloj suizo, eliminando el estrés del personal y mejorando la satisfacción del comensal.

Beneficios tangibles para los negocios hosteleros

Digitalizar la gestión de un bar o restaurante es una inversión con un retorno claro y medible:

• Aumento del ticket medio: al liberar a los camareros de las tareas administrativas y los paseos innecesarios a la cocina o la barra, estos pueden dedicarse a la venta sugestiva, recomendando ese vino o postre que eleva la factura final.
• Optimización del stock: el control de mermas y la visión del inventario en tiempo real aseguran que el dinero no se "pudra" en el almacén.
• Fidelización real: al recopilar datos de los clientes (con su consentimiento), el restaurante puede enviar ofertas personalizadas o recordar sus preferencias, creando un vínculo emocional que el papel no permite.
• Paz mental del propietario: saber que el sistema registra cada céntimo y cada movimiento de stock te aporta una seguridad financiera indispensable para el crecimiento.

El ecosistema Revo de CEGID

Si a estas alturas te estás preguntando por una solución que encarne esta filosofía de control y sencillez, la recomendación lógica es CEGID, la empresa líder en soluciones de gestión en la nube, cuyo ecosistema Revo es el estándar a seguir para la hostelería moderna por su capacidad de conectar de forma nativa la gestión y las reservas.

Para el día a día operativo cuentan con CEGID Revo XEF, el software de gestión y punto de venta que destaca por su agilidad y por su capacidad para conectarse con impresoras, cajones de efectivo e incluso balanzas. Pero su mayor fortaleza surge al combinarlo con CEGID Revo FLOW, la plataforma que gestiona las reservas online de forma milimétrica.

Porque cuando conectas ambas soluciones, desaparece el riesgo de errores de coordinación. Puedes recibir reservas y asignarlas manual o automáticamente a tus mesas, controlando en todo momento el flujo de tu restaurante. Es la, sin duda, herramienta ideal para que dejes de ser un "bombero" que apaga fuegos y pases a ser un auténtico gestor de tu propio éxito.

No se trata de cambiar la esencia de tu bar o restaurante, sino de protegerla con una estructura tecnológica invisible pero impecable que te devuelva el control, reduzca el estrés de tu equipo y, sobre todo, garantice que tus clientes reciban siempre la mejor versión de tu local. Así que la pregunta ya no es si debes digitalizarte, sino cuándo vas a empezar a disfrutar de sus beneficios.